Hồ sơ chi phí lương

Hướng dẫn những điều kiện để đưa khoản chi phí tiền lương vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo tiết 2.30 khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về thuế TNDN: “Khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.6, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động hướng dẫn tại điểm 2.11 Điều này) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác”.

Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) 12 tháng. Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì: Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia (:) số tháng thực tế hoạt động trong năm.

Việc đầu tiên cần quan tâm đó là: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động (VD: thưởng lương tháng 13, thưởng tết thiếu nhi, thưởng tết…, phụ cấp…) Phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng trong các hồ sơ sau: (hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính của công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty)

Xem chi tiết: Qui định về chi phí nghỉ mát, đi lại

Để đưa chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp vào chi phí hợp lý thì cần: (Tất cả các hồ sơ dưới đây phải có chữ ký đầy đủ của các nhân viên)

- Hợp đồng lao động

- Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp (hoặc thoả ước lao động tập thể ...)

- Quyết đinh tăng lương (trong trường hợp tăng lương)

- Chứng minh thư phô tô.

- Bảng chấm công hàng tháng.

- Bảng thanh toán tiền lương.

- Thang bảng lương do DN tự xây dựng.

- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hang.

- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN)

Xem chi tiết: Cách xây dựng thang bảng lương

Ngoài ra:

- Tờ khai thuế TNCN tháng, quý nếu có phát sinh

- Tờ khai quyết tóan thuế TNCN cuối năm

- Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có)

- Sổ BHXH (nếu trường hợp làm trên 3 tháng) (nếu có)

Xem chi tiết: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

Xem chi tiết: Thủ tục đăng ký tham gia BHXH

- Bản khai trình việc sử dụng lao động khi mới bắt đầu hoạt động (ban hành kèm theo thông tư số: 23/2014/TT-BLĐTBXH)

- Báo cáo tình hình sử dụng lao động mẫu số 07 (ban hành kèm theo thông tư số: 23/2014/TT-BLĐTBXH)

Đối với những lao động thời vụ, thử việc cần có thêm:

- Phải khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi trả thu nhập cho những lao động thời vụ nếu thu nhập từ 2 triệu /lần hoặc tháng. (nếu dưới 2 triệu thì không cần khấu trừ). Khi khấu trừ và kê khai thuế TNCN của họ thì DN cấp cho họ 1 chứng từ khấu trừ thuế. Chứng từ khấu trừ thuế thì phải đơn đề nghị cấp chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 17/TNCN theo thông tư 156.

- Nếu không muốn khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương thì phải có Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN (ban hành kèm theo thông tư 156, hiện hành theo mẫu 02/CK-TNCN theo thông tư 92. Khi cam kết phải: có MST, chỉ có thu nhập một nơi

- Nếu là người nước ngoài (không phải là cá nhân cư trú) thì khấu trừ 20% thuế TNCN

Xem chi tiết: Cách tính thuế TNCN đối với lao động thời vụ

Đối với hợp đồng giao khoán cần thêm:

- Hợp đồng giao khoán

- Biên bản bàn giao

- Biên bản nghiệm thu.

- Hóa đơn hoặc chứng từ khấu trừ thuế TNCN của những cá nhân nhận giao khoán