Cách hạch toán hàng thiếu, thừa chờ xử lý

Hướng dẫn cách hạch toán hàng thiếu, thừa chờ xử lý khi mua hàng theo từng trường hợp: Do bên bán xuất thiếu, vận chuyển bị mất, nhân viên làm mất, ...

1. Cách hạch toán hàng thiếu chờ xử lý:

1.1. Khi phát hiện thiếu hụt, mất mát hàng hóa so với hóa đơn mua hàng, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Các bạn hạch toán hàng thiếu chờ xử lý như sau:

      Nợ TK 156: Số hàng thực tế nhập kho

      Nợ TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý

      Nợ TK 1331: Số thuế gtgt được khấu trừ (theo hóa đơn)

            Có TK 111, 112, 331, ...

1.2. Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

a. Nếu lỗi do bên bán xuất thiếu, hoặc bên vận chuyển làm mất, hoặc nhân viên công ty làm mất trong quá trình vận chuyển và họ trả số hàng thiếu đó:

      Nợ TK 156: Số hàng thiếu.

            Có TK 1381: Số hàng thiếu

b. Một số trường hợp khác:

      Nợ TK 111, 112, 331: (Nếu bên bácn trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng..., bao gồm thuế)

      Nợ TK 1388: Phải thu khác (Nếu bên vận chuyển bồi thường, bao gồm thuế)

      Nợ TK 334: (Nếu trừ vào lương của nhân viên làm mất hàng, bao gồm thuế)

      Nợ TK 632, 642, 811: Chi phí (nếu DN không muốn ai bồi thường, bao gồm thuế, chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN)

            Có TK 1381: Số hàng thiếu

            Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu (vì khi mua hàng đã trả tiền hàng là có thuế, nên số tiền được trả lại cũng phải có thuế)

c. Đối với trường hợp bồi thường mà phần giá trị cao hơn hoặc thấp hơn giá trị hàng thiếu:

- Nếu giá trị bồi thường cao hơn:

      Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm thuế)

           Có TK 1381: Số hàng thiếu

           Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu

           Có TK 711: Phần giá trị cao hơn.

- Nếu giá trị bồi thường thấp hơn:

       Nợ TK 111, 112, 1388: (bao gồm thuế)

             Có TK 1381: Số hàng thiếu

             Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu

      Nợ TK 632, 642, 811: Phần giá trị không được bồi thường

            Có TK 1381: Số hàng thiếu không được bồi thường

            Có TK 1331: Thuế gtgt (nhân) X số hàng thiếu không được bồi thường.

2. Cách hạch toán hàng thừa chờ xử lý:

- Khi phát hiện thừa hàng hóa, kế toán phải lập biên bản và tìm nguyên nhân (nếu chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý).

      Nợ TK – 156: Số hàng thừa

            Có TK - 3381: Tài sản thừa chờ xử lý.

- Sau khi đã tìm ra nguyên nhân, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán như sau:

a. Nếu trả lại người bán:

      Nợ TK – 3381: Số hàng thừa

            Có TK - 156: Số hàng thừa

b. Nếu do nhầm lẫn, cân, đo, đong, đếm, do quên ghi sổ,. . . thì điều chỉnh lại sổ kế toán.

c. Nếu không tìm được nguyên nhân:

Nợ TK – 3381: Số hàng thừa

Có TK - 711: Số hàng thừa